関係者との共有メモを残す

会議で決まったことや作業中に気づいたことを、個人のメモやチャットに残しても、後から参加した人には経緯が伝わりにくくなります。Accelflow Spaceでは、関係者ごとにワークスペースを用意し、共有メモを同じ場所に残せます。

1. プロジェクトや部署のワークスペースを作る

たとえば新製品の立ち上げには「新製品プロジェクト」、部署内の継続的な情報共有には「営業部」のワークスペースを作ります。それぞれのワークスペースに関係者を招き、内容を見る人と編集する人の権限を設定します。話題や参加者が異なるメモを、適切な共有先に分けておけます。

2. 決定事項を共有メモとして残す

プロジェクトの定例会議が終わったら、そのワークスペースに「9月の定例会議メモ」を作成します。決まったこと、未決事項、担当者、次回までの作業を見出しで整理します。部署の引き継ぎや運用ルールは、部署のワークスペースに別のメモとして残します。

個人のインボックスで考えを整理していた場合は、共有する内容を確認したうえで、対象ワークスペースへコピーまたは移動できます。共有先を選ぶことで、個人の下書きとチームで参照する内容を分けられます。日報やレポートなど、個人の考えをまとめてから共有するようなシーンに有用です。

3. 同じメモを見ながら仕事を進める

関係者はワークスペースからメモを開き、決定事項や担当する作業を確認します。新しい情報が出たら編集できるメンバーがメモを更新し、後から参加した人もこれまでの経緯をたどれます。

プロジェクトにはプロジェクトの、部署には部署の共有場所を用意する。そうしておくと、必要な情報を探す起点が明確になり、チームで同じ内容を参照できます。